Cyfrowa transformacja nie ominęła żadnej branży, a obszar księgowości nie jest wyjątkiem. Współczesne przedsiębiorstwa, które chcą nadążyć za globalnym tempem zmian, muszą inwestować w nowe technologie, które umożliwiają efektywne zarządzanie finansami. Księgowość online stała się standardem w firmach każdej wielkości, pozwalając na uproszczenie wielu procesów, zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich oraz lepszą kontrolę nad finansami.
Wraz z rozwojem cyfryzacji, pojawiły się także zmiany w przepisach prawnych, które mają na celu wspieranie digitalizacji finansów firm, ułatwienie obiegu dokumentów i zwiększenie przejrzystości procesów księgowych. Zmiany te mają istotny wpływ na sposób prowadzenia księgowości, a przedsiębiorcy muszą być na bieżąco, by zapewnić sobie zgodność z obowiązującym prawem.
W tym artykule przedstawimy, jakie zmiany w przepisach prawnych wspierają wdrażanie księgowości online w firmach, jak wpływają one na przedsiębiorców oraz jakie korzyści płyną z digitalizacji procesów księgowych.
Rozwój regulacji dotyczących cyfryzacji finansów firm
Przepisy prawne, które dotyczą cyfryzacji w obszarze księgowości, zmieniały się przez ostatnie lata w odpowiedzi na rosnącą rolę technologii. Wprowadzenie nowych rozwiązań, takich jak e-faktura, centralny rejestr faktur czy obowiązek przesyłania plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny), to kluczowe zmiany, które wpłynęły na sposób zarządzania finansami firm.
E-faktura – obowiązkowe narzędzie dla przedsiębiorców
Od 2022 roku przedsiębiorcy w Polsce mają obowiązek przesyłania faktur w formacie elektronicznym do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) w ramach tzw. e-faktury. System e-faktury ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, poprawę efektywności administracji skarbowej oraz zmniejszenie liczby błędów w fakturowaniu. Z perspektywy przedsiębiorcy, e-faktura to narzędzie, które pozwala na łatwiejsze generowanie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej.
Zintegrowanie księgowości online z systemem e-faktura sprawia, że przedsiębiorcy nie muszą ręcznie przesyłać dokumentów do urzędów skarbowych, co znacząco przyspiesza cały proces. Systemy księgowe online często automatycznie generują e-faktury i wysyłają je bezpośrednio do KAS, eliminując konieczność angażowania dodatkowych zasobów ludzkich. Takie podejście nie tylko oszczędza czas, ale także zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przy przesyłaniu faktur.
Więcej informacji na temat tego, jak księgowość online wspiera cyfryzację finansów, znajdziesz tutaj: https://pap-mediaroom.pl/biznes-i-finanse/ksiegowosc-online-jako-narzedzie-do-lepszego-zarzadzania-finansami-firmy
Jednolity Plik Kontrolny (JPK) – obowiązkowe raportowanie
Jednym z kluczowych narzędzi w cyfryzacji księgowości w Polsce jest Jednolity Plik Kontrolny (JPK). To system elektronicznego przesyłania danych podatkowych przez przedsiębiorców do administracji skarbowej. JPK pozwala na łatwiejszą kontrolę podatników przez organy skarbowe, dzięki centralizacji danych i automatyzacji procesów weryfikacji.
Wprowadzenie JPK znacząco zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy przygotowują swoje raporty podatkowe. Dotychczasowy model ręcznego wypełniania deklaracji VAT i przesyłania ich do urzędów skarbowych został zastąpiony przez obowiązkowe przesyłanie plików XML, które zawierają szczegółowe informacje o transakcjach gospodarczych, fakturach oraz innych operacjach podatkowych.
Księgowość online pozwala na łatwe generowanie plików JPK bez konieczności ręcznego tworzenia raportów. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić czas, a także mieć pewność, że dane są przesyłane w odpowiednim formacie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Automatyzacja procesów a zgodność z prawem
Przy wdrożeniu księgowości online przedsiębiorcy zyskują również narzędzie do automatyzacji wielu procesów, co pozwala na zwiększenie zgodności z przepisami prawa. Zautomatyzowane systemy księgowe potrafią generować dokumenty zgodne z wymaganiami prawnymi, eliminując ryzyko popełnienia błędów przy obliczeniach czy przesyłaniu deklaracji.
Automatyczne generowanie raportów VAT, bilansów, rachunków zysków i strat, czy deklaracji PIT, pozwala na łatwe przestrzeganie terminów składania dokumentów, co w przypadku tradycyjnych metod było czasochłonne i wymagało dużej precyzji. Zautomatyzowane systemy księgowe pomagają również w terminowym regulowaniu należności podatkowych i składaniu deklaracji podatkowych.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą być pewni, że ich firma działa w pełnej zgodności z przepisami prawa, a ryzyko błędów, które mogłyby prowadzić do kar czy odsetek, zostało zminimalizowane.
Zmiany w przepisach dotyczących RODO a digitalizacja finansów firm
Digitalizacja finansów firm wiąże się również z koniecznością przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). W związku z tym, systemy księgowe online muszą być zaprojektowane w taki sposób, aby zapewniały odpowiednią ochronę danych klientów, pracowników i kontrahentów.
Nowoczesne platformy księgowe, które oferują przechowywanie danych w chmurze, muszą zapewniać pełną zgodność z przepisami RODO, oferując odpowiednie zabezpieczenia danych, szyfrowanie oraz dostęp do informacji tylko dla uprawnionych osób. Przedsiębiorcy, którzy wybierają systemy księgowe online, muszą upewnić się, że ich dane są bezpieczne i zgodne z przepisami prawa.
Korzyści dla firm z wdrożenia księgowości online
Wprowadzenie księgowości online to korzyści nie tylko z punktu widzenia zgodności z przepisami prawa, ale także z perspektywy biznesowej. Dzięki systemom online, przedsiębiorcy zyskują pełną kontrolę nad finansami firmy, mogą na bieżąco monitorować przepływy pieniężne, zarządzać zapasami i kontrolować koszty. To pozwala na szybsze podejmowanie decyzji, lepsze prognozowanie wyników finansowych i sprawniejsze zarządzanie firmą.
Cyfrowa transformacja księgowości pozwala także na większą elastyczność i skalowalność, co jest szczególnie ważne w przypadku rozwijających się firm. Dzięki systemom księgowości online przedsiębiorcy mogą łatwo dostosować narzędzia do swoich potrzeb i rozwoju organizacji.
Artykuł zewnętrzny.
