Wprowadzenie e-faktury to jedno z największych wyzwań, jakie czeka polskich przedsiębiorców w nadchodzących latach. System elektronicznego fakturowania, znany jako Krajowy System e-Faktur (KSeF), ma na celu uproszczenie procesów księgowych, zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego oraz uszczelnienie systemu podatkowego. Choć początkowo korzystanie z KSeF było dobrowolne, od 1 lipca 2024 roku stanie się obowiązkowe dla większości firm w Polsce.

Nowe przepisy budzą wiele pytań – jak będzie wyglądał proces wystawiania e-faktur? Czy wszystkie firmy muszą wdrożyć nowe systemy księgowe? Jakie korzyści i wyzwania wiążą się z KSeF? W tym artykule omówimy najważniejsze informacje na temat e-faktury oraz wyjaśnimy, co przedsiębiorcy powinni zrobić, aby przygotować się na zmiany.

1. Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

KSeF to platforma rządowa, która umożliwia wystawianie, przechowywanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej. Jego głównym celem jest ujednolicenie systemu fakturowania i eliminacja problemów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów.

Od momentu wdrożenia KSeF:

• Każda faktura będzie wystawiana i przesyłana w jednolitym formacie XML.
• Dokumenty będą archiwizowane przez administrację skarbową, co eliminuje konieczność ich przechowywania przez podatników.
• Przedsiębiorcy nie będą musieli przesyłać faktur swoim kontrahentom – odbiorca będzie mógł pobrać dokument bezpośrednio z systemu.
• Fiskus będzie miał bieżący wgląd w transakcje, co zwiększy efektywność kontroli podatkowych i ograniczy oszustwa VAT.

2. Od kiedy e-faktura będzie obowiązkowa?

Proces wdrażania KSeF podzielono na kilka etapów:

• Od 1 stycznia 2022 r. – możliwość dobrowolnego korzystania z systemu.
• Od 1 lipca 2024 r. – obowiązek stosowania KSeF przez czynnych podatników VAT.
• Od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek obejmie również podatników zwolnionych z VAT.

To oznacza, że od połowy 2024 roku wszystkie faktury będą musiały być wystawiane za pośrednictwem KSeF, a korzystanie z tradycyjnych faktur PDF czy papierowych stanie się niemożliwe.

3. Jakie są korzyści e-faktury dla przedsiębiorców?

a) Automatyzacja i uproszczenie procesów księgowych

Dzięki KSeF przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać faktur na własnych serwerach ani ręcznie przesyłać ich kontrahentom. Cały proces stanie się bardziej zautomatyzowany i mniej podatny na błędy ludzkie.

b) Szybsze rozliczenia VAT

Ponieważ faktury będą od razu rejestrowane w systemie skarbowym, administracja podatkowa szybciej zwróci podatek VAT. Obecnie zwroty VAT mogą trwać nawet kilka miesięcy – w nowym systemie czas ten ma się znacząco skrócić.

c) Ochrona przed zagubieniem dokumentów

Wielu przedsiębiorców zmaga się z problemem zagubionych faktur lub ich błędnego przechowywania. KSeF automatycznie archiwizuje wszystkie dokumenty, eliminując ryzyko ich utraty.

d) Zmniejszenie ryzyka kontroli podatkowej

Dzięki natychmiastowej weryfikacji faktur przez fiskusa, przedsiębiorcy mogą liczyć na mniejszą liczbę kontroli skarbowych. System pozwala na wykrywanie nieprawidłowości na bieżąco, co ograniczy ryzyko audytów i sankcji podatkowych.

4. Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF

Choć system ma wiele zalet, jego wprowadzenie wiąże się również z wyzwaniami, które mogą stanowić problem dla wielu firm.

a) Konieczność dostosowania oprogramowania księgowego

Przedsiębiorcy będą musieli upewnić się, że ich programy do fakturowania obsługują KSeF. Oznacza to konieczność aktualizacji systemów księgowych lub wdrożenia nowych rozwiązań. Więcej informacji na temat programów do fakturowania można znaleźć tutaj: https://bizblog.spidersweb.pl/dlaczego-program-do-faktur-to-niezbedne-narzedzie-dla-kazdej-firmy

b) Nauka nowego systemu

Wdrożenie KSeF wymaga przeszkolenia pracowników, aby umieli korzystać z nowej platformy i rozumieli zasady e-fakturowania. Firmy będą musiały poświęcić czas i zasoby na adaptację do nowych przepisów.

c) Możliwe problemy techniczne

Jak każde nowe rozwiązanie cyfrowe, KSeF może na początku borykać się z problemami technicznymi, takimi jak awarie systemu czy błędy w przetwarzaniu faktur.

5. Jak przygotować firmę do wprowadzenia KSeF?

Aby uniknąć problemów związanych z wdrożeniem e-faktur, warto już teraz podjąć kilka kluczowych kroków:

• Sprawdzić, czy obecne oprogramowanie do fakturowania obsługuje KSeF. Jeśli nie, należy rozważyć jego aktualizację lub zmianę.
• Przeszkolić pracowników. Warto zorganizować szkolenia dla księgowych i osób odpowiedzialnych za fakturowanie.
• Testować system przed 1 lipca 2024 r. Wdrożenie nowych procedur przed obowiązkowym terminem pozwoli uniknąć stresu i błędów.
• Zadbać o integrację z innymi narzędziami biznesowymi. Faktury elektroniczne mogą być zintegrowane z systemami ERP, CRM czy bankowością elektroniczną, co jeszcze bardziej usprawni procesy finansowe w firmie.

6. Czy e-faktura to krok w dobrą stronę?

Mimo pewnych obaw i wyzwań, e-faktura to krok w kierunku cyfryzacji polskiej gospodarki. Podobne systemy funkcjonują już w innych krajach Europy i przyniosły pozytywne rezultaty – skrócenie czasu obsługi faktur, ograniczenie oszustw podatkowych i ułatwienie pracy księgowych.

Chociaż wdrożenie KSeF wymaga pewnych nakładów czasu i zasobów, to w dłuższej perspektywie przyniesie firmom wiele korzyści. Ujednolicenie fakturowania sprawi, że prowadzenie biznesu stanie się prostsze, a administracja podatkowa bardziej efektywna.

E-faktura to przyszłość księgowości w Polsce. KSeF wprowadza nowoczesne standardy, które mają na celu usprawnienie procesów fakturowania i poprawę przejrzystości systemu podatkowego. Choć wdrożenie nowego systemu może być wyzwaniem, jego zalety w postaci automatyzacji, szybszych rozliczeń i lepszej kontroli nad dokumentacją sprawiają, że jest to rozwiązanie korzystne dla przedsiębiorców.

Wpis gościnny.